05.02.2010 (12)

Секретар. Робота. Компанія

Секретар — це без сумніву, обличчя компанії. Саме він зустрічає відвідувачів, відповідає на дзвінки, створюючи тим самим перше враження про організацію, яке, безумовно, повинно бути досконалим та солідним. В обов’язки секретаря входить ще і грамотна організація діяльності керівника, а то й всієї фірми.

Саме секретар стежить за тим, щоб переговори проходили точно за графіком. По суті справи секретар — це керівник приймальні, помічник керівника компанії. Не випадково останнім часом все частіше замість слова «секретар» вживається словосполучення «офіс-менеджер». Далеко не кожна людина здатна працювати секретарем.

Важливими характеристиками хорошого секретаря є:

- солідна, акуратна зовнішність,
— знання діловодства,
— бездоганні манери,
— досконале знання ділової мови, вміння чітко й складно говорити,
— достойно тримати себе на людях,
— уміння вести телефонні переговори.

У телефонних розмовах секретар зобовязаний бути ввічливим і стриманим, при цьому отримати як можна більшу кількість інформації. Відповідаючи на телефонний дзвінок, секретар повинен з’ясувати ім’я і посаду співрозмовника, суть справи, доповісти про нього керівництву або при необхідності переключити телефон на співробітника, відповідального за даний напрямок, щоб той зміг пропрацювати питання для подальшої доповіді.

Вирішувати питання без вказівок керівника не можна: краще послатися на свою некомпетентність, аніж дозволити собі виконання непритаманних своїй посаді обовязків.

Приймаючи  ділових партнерів, у випадку, коли керівник зайнятий і не може їх прийняти негайно, секретар має потурбуватися про гостей: ненав’язливо запропонувати їм сісти, переглянути газети або журнали, якщо ж очікування затягується, доречно буде запропонувати їм чай, каву або воду.

Дурним тоном для секретаря є ігнорування своїх обов’язків, особливо у присутності відвідувачів.

Секретар, як правило, стежить і за охайністю робочого кабінету керівника, його чистотою, наявністю на столі канцелярського приладдя, станом рослин в офісі (при їх наявності). Варто також сказати, що робоче місце секретаря обовязково має бути в ідеальному порядку.