06.02.2010

Конференція

Конференція — найбільш поширена форма обговорення різних питань між офіційними та неофіційними представниками кількох країн. Зазвичай вони проводяться для обговорення спільних питань, або питань, які потребують узгодження всіх учасників. Конференції бувають діловими, науковими, політичними, все залежить від їх цікавить, учасників проблематики.

При організації конференції слід дотримуватися наступних правил: необхідно створити організаційний комітет (оргкомітет). Вирішення всіх організаційних питань, що постають при підготовці конференції знаходиться саме в його компетенції. Підготовку конференції краще розпочати не пізніше, ніж за півроку до часу її скликання, залучаючи якомога більшу кількість активістів-ентузіастів.

Оргкомітет створює свою робочу групу, яка веде всі поточні справи і, найголовніше, листування з потенційними учасниками. На першому засіданні оргкомітету вирішуються звичайно два головних питання — хто буде брати участь у конференції і хто буде її фінансувати.

Запрошення на громадську конференцію зазвичай посилаються не пізніше, ніж за два-три місяці до її відкриття. Відповідати на надіслане запрошення треба обовязково, незалежно від того, приймаєте ви його чи ні. Мотиви відмови повинні обов’язково зазначатися у відповіді (бажано письмово).

Якщо для участі у конференції запрошені делегації іноземних держав (або інших міст), необхідно підготувати програму перебування. При цьому необхідно враховувати інтереси людей, пов’язані з профілем їх роботи, цілями поїздки. Програма попередньо узгоджується з гостями, при цьому слід приділити увагу пунктуальності її виконання. Усякий відступ від програми буде сприйнято гостями, як результат недостатньої готовності приймаючої сторони виконати взяті на себе зобов’язання.

При складанні програми, бажано спланувати її таким чином, щоб вона була пізнавальна, але у той же час і цікава. При цьому, краще враховувати професійні інтереси її членів. Важливо, щоб уже з перших хвилин свого перебування гості відчули уважне, дбайливе ставлення до себе.

У програмі важливо приділяти особливу увагу розповідям про культурні особливості, надбання і традиції нашої країни. Також, при складанні програми міжнародних конференцій організатори передбачають огляд визначних пам’яток, відвідування промислових підприємств або наукових установ, навчальних закладів, а також відвідування музеїв та театрів.
Весь цей час делегацію гостей повинні супроводжувати керівники або представники відповідних установ.