06.02.2010 (2)

Презентація. Загальний погляд

Презентація (presentation) — у перекладі з англійської «подання». Презентація є різновидом прийому. Зазвичай вона приурочена до будь-якої урочистої нагоди: ювілею фірми або організації, відкриття виставки, магазину, представлення нового продукту, товару і безлічі інших подій.

Призначення презентації — справити незабутнє враження на запрошених, зацікавити їх. Тому від її успішного проведення залежить успішність подальших переговорів з партнерами.

Для успішного проведення презентації необхідно участь професіоналів у її підготовці. Спочатку визначаються місце і терміни проведення презентації, потім розробляється її сценарій (програма проведення). Як правило, всі презентації будуються за однією схемою: спочатку — урочиста частина (прес-конференція, проголошення заздоровну речей тощо), потім пропонується частування (зазвичай у вигляді фуршету) і врешті може бути невеликий концерт. Але в залежності від цілей, презентацію можна проводити по-різному: офіційно або ж в більш вільній формі.

Час проведення презентації зазвичай обмежується 1,5-2 годинами. Найкращий час для проведення презентації — після обіду, приблизно з 15 години. Тому як після неї можна організувати коктейль або фуршет (17.00-19.00). Відкриває презентацію і веде її один з керівників зовнішньоекономічної служби підприємства. Він також представляє керівників всього підприємства. Потім можна показати фільм (10-15 хвилин) і зробити повідомлення про діяльність підприємства, його експортні можливості (не більше 30 хвилин). Залишилося часу відводиться відповідей на запитання.

Приміщення для презентації оформляється особливим чином: рекламними плакатами, стендами (все, що може познайомити запрошених з діяльністю фірми). Мета презентації — це донесення нової інформації до зацікавлених у ній осіб, тому кількість рекламної продукції повинно бути достатнім. Учасникам презентації вручаються сувеніри (рекламні подарунки) з метою нагадування їх одержувачам про фірму. В якості рекламних подарунків зазвичай використовуються недорогі предмети: записні книжки, календарі, ручки, попільнички, запальнички, значки. На ці предмети наноситься назва фірми, а іноді її адресу і характер діяльності.

Демонстрація товарів на презентації є досить переконливим засобом реклами. Дуже важливо залучити потенційного клієнта в спільні дії — це підвищує рівень довіри до вашої організації. Як це може виглядати? Наприклад, запропонуйте випробувати прилад, приміряти одяг, передати матеріали на експертизу міцності і т. д. — залежно від контексту діяльності вашої фірми. Коли клієнт має можливість ознайомитися з товаром особисто, при безпосередньому контакті, рівень довіри і до товару і до вашої фірми зростає. Ось вам і ефективна реклама.

Окрім всіх вищеперелічених переваг, будь-яка презентація — це непогана школа невимушеного світського спілкування. Саме на таких заходах можливе знайомство з великою кількістю людей. Етикет цьому сприяє — ви можете представлятися самостійно. Для знайомства можна вчинити саме так. Знайдіть у натовпі групу симпатичних, на ваш погляд, людей і підійдіть до них ближче. До вас можуть звернутися з питанням, якщо ні, ви завжди можете вчасно вставити ненав’язливу фразу. Перша фраза повинна мати у своєму розпорядженні до легкої приємній бесіді, краще на тему конференції. Можна висловитися таким чином: «Ви не знаєте, коли розпочнеться концерт? А коли закінчиться прес-конференція? Хто зараз виголошує промову », — і так далі. Потім можна переходити до легкого обміну враженнями, типу: «Тут дуже приємно» і т.п. При невдалій спробі встановити контакт, не забороняється перейти до іншої компанії.