Папір відноситься до елементів, що створюють і підтримують імідж організації. Тому вибирати папір для ділового листа необхідно дуже ретельно. Він обовязково має бути хорошої якості, зовні гладким і привабливим, трохи консервативним: краще білим, але допускається і легке тонування.

Бланк фірми також не менш важливий, оскільки створює перше враження про ділових партнерів. Тому заощаджувати на фірмових бланках — не раціонально. Варто використовувати папір гарної якості, вдатися до послуг хорошої друкарні. Як правило, бланк друкується на білому або кольоровому папері, в один або декілька кольорів.

На бланку обов’язково повинні бути нанесені наступні атрибути організації:
— назва фірми,
— її реєстраційний номер та дата реєстрації,
— адреса,
— телефон і факс.

У ряді країн необхідно вказувати імена директорів фірми (зазвичай це робиться у нижньому колонтитулі). Останнім часом все частіше вказується адреса електронної пошти.

Банківські реквізити вашої фірми вказувати на бланку не рекомендується — краще при необхідності надрукувати їх у кінці листа відповідного змісту.

Добре виконаний логотип вашої фірми вигідно підкреслить солідність. При цьому важливо витримати відповідність і збалансованість малюнка і тексту. Бланк може бути і номерним — тобто внизу або на звороті вказується його унікальний порядковий номер. У ряді випадків використання номерного бланка замінює використання печатки.

Чудово, коли у додаток до бланку є виконаний у тому ж стилі конверт з логотипом фірми.

Для передачі факсимільних повідомлень краще користуватися бланком спрощеної форми — у чорно-білому виконанні, уникаючи дрібного шрифту і тонких деталей малюнка. Слід враховувати, що факсимільні апарати погано передають півтони і дрібні штрихові деталі. Зараз також популярні сканери, які з мілкими деталями та штрихами справляються значно краще.

Зміст документа може варіюватися залежно від його цілей і завдань, структура самих документів чітко регламентована сучасним діловодством.