Листи колись писали тільки від руки. Сьогодні практично всі листи можуть надсилатися у машинописному вигляді, але підписуватися в них слід тільки від руки. Листи з поздоровленнями, подякою, з висловленням співчуття завжди пишуться від руки.

Неохайно виглядають листи на листках, вирваних із зошита. Якщо лист займає кілька окремих листків, їх слід пронумерувати. Будь-який лист повинен бути написаний чисто й акуратно. Можна виправити друкований текст, але так, щоб уникнути великих закреслень: ваш адресат мимоволі зацікавиться тим, що ж таке ви на ходу роздумали йому повідомити.

Лист до рідних. На початку листа, як правило, цікавляться здоров’ям, настроєм адресата. В таких листах особливо цінується поважність, ясність, стислість. Писати бажано без помарок і виправлень. Лист до рідних та близьких підписується ім’ям, прийнятим у зверненні до родичів.

Крім того, існують ділові листи (службові), рекомендаційні, листи-вибачення, листи-нагадування, листи-співчуття.

Раніше в ділових листах дату ставили на початку листа, а в приватних — у кінці. Тепер прийнято з неї починати в будь-якому випадку.

У тексті листа всі звернення пишуться з великої літери: «Хотів би Вас побачити», «Одержав Ваш лист».

Залежно від характеру і змісту листа укласти його можна словами: «З повагою», «Прийміть мої найщиріші побажання» і т. п.

У приватних листах до рідних і друзів зазвичай після таких слів, як «цілую», «обіймаю», пишуть коротко: «мама», «тато», «батько» або своє ім’я. Підписуватися слід чітко.

Кольорові поштівки призначені для того, щоб посилати на них привіти з подорожі, відпустки, поздоровлення з днем народження, зі святами. Дата на листівці визначається числом, коли ми відправляємо її, а не приводом, за яким вона висилається. Варто подбати про гарну марку, вона прикрасить таку листівку. Звичайні листівки використовуємо здебільшого для коротких і поточних повідомлень.

Адресувати листи в різних країнах прийнято по-різному. Безсумнівно правильно буде, відсилаючи лист подружжю, написати на конверті тільки їх прізвище, але більш ввічливо: «Андрію і Ользі Зайцевим». Цілком допустимо адресувати лист на ім’я одного з подружжя. Вітання з нагоди свят або сімейного торжества, який стосується дружини та чоловіка, адресують обом.

За надані послуги прийнято дякувати листом або особисто. Лист з подякою за проявлену гостинність висилається приблизно через тиждень після від’їзду.

Лист з привітаннями з нагоди шлюбу надсилається протягом восьми днів з моменту отримання повідомлення про цю подію.

Лист із висловленням співчуття надсилається протягом десяти днів з моменту отримання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності і не терпить банальних виразів.

Традиційні правила ввічливості вимагають відповісти па отримане співчуття. Але їх не слід чекати від людини, що тільки що пережила втрату кого-небудь з близьких. На подібне мовчання не потрібно ображатися. У крайньому випадку ваш кореспондент може надіслати короткий лист: «Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили з мною моє нещастя».

На одержаний лист ввічливість вимагає відповісти протягом тижня. У випадку, якщо листування ведеться постійно, перерва може бути трішки більшою. Але загалом не слід закидати листами своїх близьких і знайомих! Люди здатні відповідати на листи в середньому не частіше, ніж раз на два тижні, інакше цей приємний обов’язок перетворюється на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на питання, які були поставлені вашим кореспондентом. Памятайте, не слід надсилати листи, написані через копірку.

Загальна порада — нічого не робити зопалу — відноситься і до написання листів. Усякий «останній» лист, написаний одним духом, не відсилайте відразу, а краще перечитайте його наступного дня.

Якщо ми отримуємо лист у присутності третіх осіб, конверт можна розкрити і мигцем глянути на текст, відклавши докладне читання до більш зручного моменту. Якщо отримане повідомлення не допускає відстрочки, можна сказати: «Вибачте, але це дуже терміново» — і дочитати лист до кінця. Не варто починати читання щойно отриманого листа вголос до тих пір, поки не прочитаєте його самі. Інакше може виникнути незручна необхідність перервати читання на півслові. Некрасиво давати читати листа стороннім особам, яким воно не адресоване. Ні за яких обставин неприпустимо розкривати самим або читати вже розкриті листи. Це правило в рівній мірі відноситься і до членів родини: чоловік не читає листів, адресованих дружині, і навпаки; діти не читають листів, які присилаються батькам. Не слід також цікавитися змістом відкритої записки, що звернена не до вас. Якщо все-таки трапиться мимоволі «вихопити» частину тексту, адресованого іншому, краще за все відразу про це забути.

Діловий лист буде розлянуто більш детально у статті — «Діловий лист»

Лист-пропозиція:

1. Залучення уваги читача. На самому початку листа необхідно пробудити цікавість, запропонувати зниження ціни, натякнути на особливу актуальність пропозиції. Характерні помилки в написанні: невміння і нереальні питання типу: «Як подвоїти доходи і зменшити кількість робочих годин на тиждень?»; питання, що не відносяться до суті справи тексту — виглядають інтригуюче, але недоречно. Основне правило — зв’язок вступного тексту листа з товаром.

2. Стимулювання інтересу змістом тексту. Ваша мета — викликати бажання придбати товар. Акцент повинен робитися на основні моменти: опис товару і повідомлення про його якість або про результати користування товаром. Наприклад, при продажу газонокосарки краще не рекомендувати клієнтові машину, а підкреслити це тим  фактом, що трава якісно і швидко скошується.

3. На цьому етапі покупець читаючи лист має змінити свою думку з «хотів би це мати» на «мені це дійсно необхідно». Тут ви повинні звернутися або до його почуттів, або до логіки, а найкраще — до того й іншого відразу. Наприклад, продавець автомобілів може робити ухил на логіку (наприклад: гарантія три роки) або на емоції (нова марка автомобіля, якої немає ще ні в кого в цьому місті, районі).

4. Завершення листа повинно вказувати на конкретний вчинок, який слід здійснювати читачу. Деякі добре сформульовані з перших трьох позицій листи не дають очікуваного ефекту тільки через те, що в них не чітко сформульовано конкретний очікуваний результат. Наприкінці листа-пропозиції можна ще раз коротко нагадати адресату аргументи на користь придбання даного товару, послуги, ідеї.

Приклад листи-пропозиції:

Цілком імовірно, що, прочитавши такий цікавий лист, адресат неодмінно стане клієнтом цієї фірми. При всій уявній простоті і надійності листа, цей метод встановлення контактів має багато «підводних рифів», перш за все це низький коефіцієнт корисності одного листа. Як показує статистика, ймовірність отримання відповіді на такий лист становить не більше 5-8%. Досвідчені бізнесмени, які починають справу, розсилають листи одночасно на декілька адрес, а через кілька днів телефонують своїм адресатам.