30.11.2009

Факс


Будь-який діловий контакт неможливий без обміну посланнями по факсу. В американській традиції прийнято мати стандартну першу сторінку (Cover page) для повідомлення факсом. Вона робиться, як правило, на бланку фірми. Бланк повинен виглядати так: у верхній його частині розміщується емблема фірми (Trade mark), а в самому низу по всій довжині рядка-адреси, телефони і інші координати офісів і відділень фірми. Під зображенням емблеми пишеться телефаксне послання (facsimile message). Далі сторінка оформляється приблизно так:

Перший варіант
DATE:
TIME:
ТО:
Fax no:
Company:
Number of pages including cover
If you do not receive all the pages Pleas call or fax.

… що означає (зліва направо): дата (день, місяць, рік відправки повідомлення), час відправлення повідомлення, кому (ім’я та прізвище адресата), номер факсу одержувача, компанія, яку він представляє, і традиційна формула «кількість сторінок повідомлення, включаючи першу сторінку «- тут ставиться прочерк, який заповнюється від руки тільки після того, як послання складено повністю і підписано, і» якщо ви не отримали всі сторінки повідомлення, будь ласка, зателефонуйте за номером … » (далі ви вписуєте свій номер телефону) або передайте по факсу » (впишіть номер використовуваного факсу). Після цього пишете слово Comments: (коментарі) і далі текст.

Другий варіант:
From Location our fax Number of pages (including cover sheet)
TO:
Company / Department
Message:

… що означає: від кого (ім’я та прізвище), дата передачі повідомлення, місце розташування (адреса), наш факс (номер вашого телефаксу), кількість сторінок повідомлення, включаючи першу сторінку (тут все так само, як у першому варіанті), кому (ім’я та прізвище адресата), компанія (установа), потім саме послання. Текст друкується на машинці або комп’ютері, підписується від руки. Кожну сторінку, починаючи з другого, краще нумерувати — буде легше зорієнтуватися, якщо повідомлення не пройшло з першого разу, і його доводиться повторювати.

Факс

Печатку на посланні, якщо це не документ, ставити не треба. Якщо ви спрямовуєте у відповідь послання, спочатку подякуйте адресату — досить однієї фрази. Якщо вам не відповіли на попередній факс, почекайте, але ні в якому разі не треба наполегливо повторювати в наступному, мовляв, «чекаю відповіді з нетерпінням». Ви обмінялися, факсами з партнерами і зацікавили їх. Вони (або ви) запропонували укласти наш перший спільний документ — Протокол про намір.

Це всього лише письмове відображення бажань обох сторін, воно ні до чого не зобов’язує, тому не треба будувати ніяких ілюзій. Текст протоколу повинен бути максимально коротким, наприкінці обов’язково має бути присутня фраза: «Цей протокол сам по собі не може служити юридичною підставою для комерційних зобов’язань сторін, що підписали його».

Протокол повинен бути виконаний на фірмових бланках однієї з сторін або в чотирьох примірниках — по два на кожній мові, або у двох — білінгвами, на кожній сторінці два паралельних стовпчики на двох мовах, але в цьому випадку на останньому листі підписи доведеться ставити по 2 рази — під обома стовпцями.

Під текстом (перед підписами) вказується термін дії цього протоколу — як правило, не більше року. Як вже говорилося, юридично вас ніхто не змусить дотримуватися протоколу, але цього вимагає ваша честь бізнесмена, яка може дуже сильно постраждати, якщо ви порушили домовленість.

І на закінчення — завжди відповідайте на листи або факс, навіть у тому випадку, якщо вам важко відповісти на поставлені питання. У діловому світі той, хто не відповідає на кореспонденцію, вважається безвідповідальним, і йому не довіряють.